Dokumentation/WollMux/Mail Merge/Källdokument/från - The Document Foundation Wiki (2023)

mall eller dokument

Även om du kan använda vilken form som helst eller befintligt dokument eller till och med ett nytt dokument för sammankoppling, är det värt att överväga om det är det bästa alternativet att använda en lämplig mall för sammanslagning. I de flesta fall bör svaret på denna fråga vara ja. Tabellen nedan visar de viktigaste skillnaderna mellan att använda en mall eller ett dokument:

Manualen förutsätter att en mall används för att skapa seriebrevet, eftersom det vanligtvis är det bättre sättet. Tillvägagångssättet vid användning av ett dokument skiljer sig dock inte nämnvärt, så att innehållet i manualen gäller även för detta.

Val av mall eller brevpapper

Du kan använda vilken blandad mall som helst, vilket brevpapper som helst från WollMux eller vilken befintlig mall eller dokument som helst som grund för ditt seriebrev. Om du vill kombinera ditt seriebrev med formulärfunktioner eller faktadirektiv bör du titta på relevanta manualer.

Eftersom det externa brevhuvudet förmodligen kommer att vara den vanligaste applikationen i praktiken används detta som ett exempel.

Skapande av seriebrevet

Fast innehåll

Det är bäst att börja seriebrevet med att infoga allt fast innehåll - om det inte redan finns tillgängligt. Fast innehåll är de komponenter som kommer att vara desamma i varje standardbrev. Delarna som kommer att innehålla sammanslagningsdata kan fyllas i med platshållare eller dummydata vid denna tidpunkt. Det skulle också vara en bra idé att omedelbart strukturera och formatera mallen eller dokumentet – helst med formatmallar.

Variabelt innehåll – sammanslagningsfälten

Efter att du har angett alla fasta komponenter i originalmallen är de variabla komponenterna nu integrerade.

För att göra detta måste du först upprätta en koppling mellan kopplingsdata (datakälla) och originalmallen eller dokumentet (aktuellt dokument). Först då kan du infoga sammanslagningsfälten för den valda datakällan i originaldokumentet.

Anslutning av initial mall och datakälla

Öppna sidofältet för WollMux brevkoppling. Där har du fyra alternativ för att länka en datakälla:

1. Fil…: Här kan du välja en befintlig Calc-fil från filsystemet som datakälla. Den här filen kommer att öppnas automatiskt.
2. Databas: För att kunna välja en databas måste den först ha registrerats hos LibreOffice.
3. Om en datakälla (Calc-fil) redan är öppen visas dessa som poster under knappen "Databas" och kan väljas genom att klicka på dem.
4. FörbiNy Calc-tabelldu kan skapa en datakälla för din sammanslagning. Sedan fortsätter det som i kapitelDatakällanbeskrivs.

Om en datakälla innehåller flera kalkylblad, visas en post i datakällan för varje kalkylblad.

Kontrollera och ersätta datakällan

Om du öppnar sidofältet för sammankoppling av dokument kan du direkt se om mallen är ansluten till en datakälla. En post i datakälllistan markeras sedan under "Databas".

Infoga kopplingsfält

Med mallen öppen och ansluten till datakällan gör du följande:

1. Placera markören där du vill infoga sammanslagningsfältet
2. tryck på knappenSerienbrieffeld. En alfabetisk lista med alla fält i datakällan visas.
3. Klicka på önskad post. Fältet visas vid markörens position.

Ta bort kopplingsfält

Kopplingsfält kan raderas precis som andra tecken. Så igenom

• distansnär markören är framför sammanslagningsfältet.

• Backstegnär markören placeras efter sammanfogningsfältet.

• distansellerBackstegnär fältet för sammankoppling av dokument är markerat.

Ersätter befintliga WollMux-formulärfält med kopplingsfält

Om du vill använda ett färdigt WollMux-formulär som grund för ditt seriebrev eller bara ett brevhuvud behöver du inte manuellt radera alla fält som du inte längre behöver eftersom de har ersatts av seriebokstavsfält. Du kan byta ut dessa fält direkt från sidofältet.

Gör så här:

1. Anslut ditt formulär till din datakälla om du inte redan har gjort det.
2. Tryck på knappen i sidofältetAnpassa alla fält.

3. Ett fönster visas med en lista över alla fält som inte kommer från datakällan. I den högra kolumnen kan du skriva in de nya fälten direkt eller genom att klicka på knappenSerienbrieffeldvälja.

   Justera fält med hjälp av exemplet med uppdragsförklaringen

#

Med knappenanpassa fältde gamla fälten ersätts av de nya.

Alla fält som ingår i brevhuvudet ska inte bytas ut. Fält som inte krävs förblir tomma och stör därför inte. De obligatoriska fälten bör justeras i datakällan (se kapitelAnpassa datakällan till WollMux-fälten)

WollMux-formulärfält som inte ersätts av kopplingsfält fylls i med data från formuläret.

specialfält

Beroende på kopplingsdata hjälper speciella fält till att kontrollera innehållet i kopplingen utan att ange allt i datakällan. Om de t.ex. Om du till exempel behöver en variabel hälsning i ditt brev utöver adressuppgifterna, finns det olika sätt att göra detta:

• Utan specialfält:Du skapar ytterligare en kolumn i datakällan med fältnamnet Hälsning.
  Ange lämplig hälsning för varje datapost, t.ex. "Dear Mr. Huber", "Dear Ms. Maier." I originaldokumentet anger du helt enkelt hälsningsfältet för brevkoppling () på lämplig plats.

• Med specialfält:Du använder fältet Hälsning för att skilja mellan fru och herr och använder specialfältet Gender genom att ange: Närhelst fru är i fältet ska Dear Mrs anges i brevet och närhelst herr är i fältet, Dear Dear Herre vare inskriven i brevet. Detta sparar dig den extra kolumnen i datakällan.

Specialfält hjälper till att hålla din datakälla tydlig och att arbeta flexibelt med dina data i seriebrevet.

Infoga och redigera specialfält

Specialfält infogas och raderas på samma sätt som vanliga kopplingsfält.

Om du vill redigera specialfält, markera önskat specialfält och välj i sidofältetspecialfält→redigeringsfält. Specialfältet öppnas och kan redigeras.

könsfunktion

Könsspecifika beteckningar kan infogas via specialfältet Gender med hjälp av ett brevkopplingsfält (vanligtvis en hälsning med innehållet Ms/Mr - m/f - female/male).

Om hälsningsfältet är Ms., f eller hona, är texten i fältettext kvinnlig. skrivet i seriebokstaven är fältet Salutation Herr, m eller maennl., sedan texten i fältettext haneskrivet i seriebrevet. Om det finns något annat i motsvarande fält visas texten från fältettext annat. i ett seriebrev.

Om...Då...Annars

I princip är könsfunktionen ett specialfall. Med funktionen If...Then...Else... kan innehållet i ett fält styras mer universellt. Så om ett fält i datakällan tar ett visst värde ska ett definierat värde visas, annars ett annat värde.

Om...Då...Andra fält kan kapslas, men det bör noteras att de kapslade fälten förblir någorlunda tydliga. Även i dessa fält finns sammanslagningsfält via knappenSerienbrieffeldanvändbar.

Texten i Then eller Else-området i fältet kan vara av valfri längd.

Exempel: dämpa framväxande utrymmen

Om du arbetar med kopplingsfält som också kan vara tomma kan oönskade blanksteg eller rader dyka upp. Dessa tomma utrymmen kan undertryckas med det speciella If...Then...Else...-fältet.

Om du tar med titlar i hälsningen kommer du att ha några personer som har titlar, men många kommer att vara namnlösa. I mallen, utan en if… then…else… funktion, skulle det se ut så här:

Mycket ; ,

visar antingen följande för personer med en titel:

Kära fru Dr. Müller,

eller för personer utan titel:

Kära herr Miller,

När det gäller personer utan titel skulle det finnas två mellanslag mellan hälsningen och efternamnet. Det här ser inte särskilt snyggt ut, men det kan enkelt fixas med funktionen If...Then...Else...:

Posten i seriebrevet ser nu ut så här:

Mycket ,

Titelfältet är inte längre ett seriebokstavsfält utan ett specialfält mellan och efternamnNejkan vara mellanslag.

• Om:Här är villkoret att titeln är exakt tom.

• Sedan:Är fältet tomt?

• Annat:Titeln visas och ett mellanslag efter det, men det syns inte i . Men om du klickar i fältet kan du se mellanrummet mellan och den blinkande markören.

Detta leder till följande resultat:

• Med titel:

Kära fru Dr. Müller,

• Ofrälse:

Kära herr Miller,

Antalet mellanslag mellan de enskilda fälten är därför korrekt för båda fallen.

Exempel: värdeintervall

Ett brev ska skickas till examinanden där det bland annat också framgår om de har godkänts på en tentamen eller inte. Examinandernas poäng lagras i vår datakälla. I det här exemplet måste du uppnå minst 6 av 15 möjliga poäng för att klara provet.

I det här fallet, lägg till ett speciellt fält om...Då...Annors... som hänför sig till poängen. Fältet ska se ut som bilden nedan.

Naturligtvis är det lika korrekt om du skulle specificera funktionen omvänt:OM poäng < 6 SÅ misslyckas ANNARS godkänt.

Kapsling av If...Then...Else...Functions

If...Then...Else...Functions kan inte bara användas på en nivå, utan kan också gå över flera nivåer - detta kallas också nesting. Knappen "Nytt skick", som är tillgänglig i dåtiden och annat, används för detta ändamål.

IF statement1 THEN do this ELSE IF statement2 THEN do this ELSE gör något annat.

Exempel på värdeintervall

Om du lägger till exemplet från det föregående kapitlet till provresultaten att examinatorer med ett provresultat på 14 och 15 godkända med hedersbetygelser, och examinander med poäng på 5 kan examineras om, behöver du en kapslad If…Then…Else…-funktion.

Även här är flera möjliga lösningar tänkbara. En visas i figuren nedan.

Vanliga uttryck

I If-frågan i fältet If…Then…Else… kan du arbeta med reguljära uttryck. Reguljära uttryck är jokertecken som du kan använda när du söker i LibreOffice.

Exempel:

• Platshållare för exakt ett tecken: .
• Jokertecken för valfritt antal tecken: .*

För fler reguljära uttryck, se LibreOffice-hjälpen.

rekordnummer

Du kan använda detta specialfält för att skriva ut numret på dataposten i din datakälla på varje bokstav. Med datapost 100 står då 100 på brevet.

Om du vill att varje bokstav ska skrivas ut till en separat fil vid utskrift, t.ex. B. för att mejla filen kan ett filnamn genereras automatiskt via postnummerfältet.

seriebokstavsnummer

Du kan använda detta specialfält för att få numret på seriebokstaven för respektive utskrift utskrivet på varje bokstav. Så om du har 100 poster och skriver ut alla poster kommer postnumret och kopplingsnumret att vara detsamma.

Om du bara använder posterna 50-100 för din brevkoppling, kommer den första bokstaven att ha postnummer 50 och serienummer 1.

Om du vill att varje bokstav ska skrivas ut till en separat fil vid utskrift, t.ex. B. för att e-posta filen kan ett filnamn genereras automatiskt via seriebokstavsnummerfältet.

nästa rekord

Detta specialfält kan användas för att skriva ut flera poster på en sida. Till exempel är det här fältet obligatoriskt om du vill skapa etiketter med WollMux brevkoppling.